Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium, auf dem sie enthalten ist (ISO 9000:2015).

• Anmerkung 1 zum Begriff: Dokumentierte Information kann in jeglichem Format oder Medium vorliegen, sowie aus jeglicher Quelle stammen.
• Anmerkung 2 zum Begriff: Dokumentierte Information kann sich beziehen auf: - das Managementsystem, einschließlich damit verbundener Prozesse, - Informationen, die für den Betrieb der Organisation geschaffen wurden (Dokumentation), - Nachweise erreichter Ergebnisse (Aufzeichnungen). Praktische Hinweise: Dies können sein: Aufzeichnung, Spezifikation, Verfahrensdokument, Zeichnung, Bericht, Norm.

• Beispiel 1: Das angemessenes Format eines Aufzeichnungsmediums kann Papier sein, magnetische, elektronische oder optische Computermedien, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus.
• Beispiel 2: Ein Satz von Dokumenten, z. B. Spezifikationen und Aufzeichnungen, wird häufig als „Dokumentation“ bezeichnet.
• Beispiel 3: Einige Anforderungen (z. B. die Anforderung nach Lesbarkeit) gelten für alle Arten von Dokumenten, obgleich es verschiedene Anforderungen für Spezifikationen (z. B. die Anforderung nach Lenkung durch Revision) und Aufzeichnungen (z. B. die Anforderung nach Abrufbarkeit) geben kann. Hinweis: Vorgabedokumente sind gelenkte Unterlagen, die planmäßig auf aktuellem Stand gehalten werden müssen.

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